Según un estudio publicado en The Wall street Journal, las personas que trabajan en un despacho o en una oficina, emplean seis semanas al año buscando documentos u objetos extraviados. Organice todos sus archivos dividiéndolos en cuatro básicos:

Archivador diario: debe contener carpetas numeradas del 1 al 31 y de enero a diciembre y debe ser comprobada cada día.

Archivador de trabajo: contienen material que normalmente se utiliza para realizar los proyectos y deben estar colocados en los cajones de las mesa de trabajo o cerca de ella.

Archivador de referencias: contiene las fuentes de consulta que no se utilizan a diario pero que son convenientes para realizar un proyecto, por tanto tendría que estar colocado en un lugar de fácil acceso.

Archivador de archivos: contiene aquellos documentos que seguramente nunca más volverán a necesitar pero que legalmente, sentimentalmente o por otros motivos, se tienen que guardar. Estos pueden estar incluso fuera del despacho.

En su libro Organized to Be the Best! Susan Silver sugiere cinco pasos a seguir para organizar los archivadores:

1. Categorice todos los archivos existentes en activos o inactivos, y elimine archivos inactivos del sistema de archivo.
2. Escriba en un papel todas las categorías, subcategorías e información archivada, haciendo participar a todos aquellos que utilizarán el sistema.
3. Construya físicamente el sistema de archivo, utilizando archivos, etiquetas y material diverso.
4. Cree un índice de archivos principal y etiquete todos los cajones, y si lo cree conveniente, presente el sistema en una reunión de personal.
5. Mantenga el sistema siendo fiel a la manera de archivar preestablecida.