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La comunicación en la eficiencia empresarial

Uno de los aspectos que causa más problemas y malas interpretaciones, y, por consiguiente, pérdidas de tiempo en una empresa es la comunicación. El lenguaje e idiosincrasia tiene que ver mucho con la eficiencia comunicativa empresarial.

Por citar un ejemplo, el inglés es más eficiente y objetivo que el español, en particular, en lo que se refiere a las áreas de comercio. Esto va de la mano con la idiosincrasia sajona y en directo contraste con la de los países de habla hispana. Una reunión ejecutiva conducida en inglés con la idiosincrasia sajona es más efectiva que la misma en un país de habla hispana; ¿Por qué es así?

Esto se debe principalmente a dos factores:

Primero el lenguaje inglés usa menos palabras y es más objetivo, obviamente influyendo en las líneas de pensamiento y razonamiento;

Segundo, la mentalidad es de no perder tiempo “floreando o endulzando la píldora”, ya que su idiosincrasia es enfocar una situación objetivamente y no se contempla la posibilidad de “argumentar” sobre otro tema. Es decir, no se van por la tangente.

Otro aspecto para lograr buena comunicación empresarial es mantener intacta la “trayectoria del mensaje emitido” para evitar que éste se distorsione en el proceso. Un mensaje u orden verbal intra-departamental puede ser diferente al emitido, una vez llegue a su destinatario final.

Comunicaciones escritas las más efectivas

Por tal razón, las comunicaciones escritas son mucho más efectivas. Pero además se debe tener “confirmación de lectura” para lograr un ciclo completo de comunicación. Dicho ciclo puede ser tan simple como de emisor a receptor y de vuelta a emisor con un último paso de confirmación al receptor con “un OK”. También puede ser extremadamente complejo en su diseño dependiendo en la data a comunicar, su importancia y la cantidad de receptores envueltos. Lo cierto es que cada empresa debe prestarle especial importancia a su sistema de comunicación.

Para ello se deben considerar algunos conceptos básicos:

La menor cantidad de palabras para comunicar usando el método más eficiente posible, entendiendo que la data no es lo mismo que la información o la comunicación. La primera no puede ser manipulada o mal interpretada, pero la segunda sí.

Muchas empresas usan el “Intranet” ya que el papel sé esta convirtiendo en algo del pasado; esto facilita grandemente la trayectoria de la comunicación, la velocidad de transferencia y el que el emisor y los receptores tengan total congruencia en cuanto a la emisión con la debida retroalimentación.

Asegurarse de que el receptor no solo reciba el mensaje “rápidamente” pero que lo entienda a cabalidad. Para esto se requiere que el ciclo de la comunicación termine donde empezó, en el emisor, y que, éste verifique que fue entendido.

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