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Ayudas para trabajar mejor

El secreto de la eficiencia en el trabajo

Nadie es lo suficientemente eficiente, pero puede tratar de ser lo más eficiente posible. He aquí unas reglas que conducen a la eficiencia:

1. Ordena el escritorio

¿A quien no le ha sucedido? sea la persona que sea, desarrolle para la empresa que desarrolle, tenga el personal de limpieza que tenga, solo toma 10 minutos para hacer de un escritorio ordenado algo realmente desastroso. Son esos pequeños detalles los que afectan al desarrollador mentalmente para que se sienta agobiado por su trabajo.

Tenemos que aprender a organizar nuestra área de trabajo antes que organizar el PC. Es difícil, no digo que sea imposible. Se le asignará su “casa” a cada objeto. El teléfono, si somos diestros, del lado derecho y no debe ser movido de ahí. Es esencial tener un anotador, y NADIE en la oficina o lugar de trabajo, debe tocar ese anotador más que tú. El anotador lo veremos luego, pero por ahora le asignaremos una casa central sobre la mesa, de fácil acceso. Cada vez que un objeto se mueva de su casa, tu deber es llevarlo inmediatamente de nuevo a su lugar de origen. No importa que se este incendiando el edificio o el teléfono este sonando, tu prioridad consiste en seguir un orden específico y no cambiarlo bajo ninguna circunstancia.

Papeles que no se usan, papeles que van a la basura. Clips doblados de formas extrañas en momentos de “inspiración”, a la basura. Todo lo que no nos sirva, será tirado a la basura o guardado en una caja y embalada en algún lugar que no moleste, para que luego si falta algo pueda llegar a encontrarse ahí, pero como prioridad máxima, sacarlo de tu lugar de trabajo.

La limpieza y el orden tienen que ser la disciplina principal de todo trabajo, ya que de esa manera nos sentimos mejor nosotros y damos una imagen mucho más profesional.

2. No lo pegue, escríbalo

Algo peligrosísimo son los denominados Post-it (esos papelitos de colores con goma de pegar en un lado de ellos, que sirven para pegar mensajes en la oficina, en el monitor o donde sea). Los Post-it son una herramienta de doble filo, pues así como pueden ayudarnos pueden darnos problemas y llevarnos al desorden muy rápidamente. Los papelitos por más pegamento que tengan en la parte de atrás, tienden a volarse, perderse o ser obsoletos delante de un anotador.

Lo mejor que se puede hacer es tener un anotador de unas 40 hojas preferentemente con renglones y con un buen papel (grueso, que no pase lo escrito para el otro lado). En todo caso un anotador es lo más esencial para un desarrollador.

3. El anotador

Si somos desarrolladores freelancers, tenemos que optar seguramente por 2 anotadores, A y B. Es la manera más sencilla de reconocerlos y de que no pasen desapercibidos. En el anotador A contendremos toda la información de nuestros clientes, como nombres, teléfonos, direcciones, cajas bancarias de depósito, etc. Debiera de tener una solapa o un sobre pegado en la parte trasera del anotador, donde irían doblados los "mails" o documentos más relativos para referencia de los clientes. En este anotador también tendremos secciones de clientes, si es posible en una librería a una módica suma podremos armarnos nuestro anotador anillado como queramos, en hojas carta, incluso de agregar separadores de cartulina o el color de hojas (cliente “abogado” con hojas azules, cliente “contador” con amarillas) etc.

El anotador B de desarrollo funciona casi igual. Tendremos en la parte trasera un sobre, preferentemente marrón tipo carta adherido a la parte trasera donde guardaremos todos los "mails" de nuestros amigos freelancers que estén desarrollando algo con nosotros (para el mismo fin que el anotador.

Adaptado del artículo escrito por Leslie Feinzaig

Cinco consejos prácticos

Antes de comenzar, es importante recalcar que todos los oficios son diferentes, así que cualquier generalización, incluyendo lo que están a punto de leer, no aplica necesariamente para todos. Adicionalmente, es necesario identificar si el problema es la ineficiencia, la cual podemos resolver, o si verdaderamente existe un sobre-cargo de trabajo. Si este fuera el caso, la mejor y única solución es hablar con sinceridad con tus superiores, demostrar con evidencia el problema, y buscar una manera de delegar funciones hasta que tu carga de trabajo sea manejable. Estos son cinco consejos prácticos para hacer nuestro trabajo más eficientemente.

1) Darle cabeza a los procesos

Toda labor es un proceso, desde realizar transacciones básicas hasta presentar un reporte a la gerencia. Estos procesos los heredamos de nuestros antecesores, y los hacemos de la misma forma que siempre se han venido haciendo sin realmente cuestionarnos porqué se hace así. Sin embargo, tradición no equivale a eficiencia.

Revisa que procesos tienes en tus manos, e investiga el porque de cada uno. A veces preferimos memorizar el orden de las cosas sin entender que hay detrás de ellas. Olvídate de lo mecánico, e investiga el porqué. Quien quita que logres encontrar una manera más rápida y eficiente de llevar a cabo el mismo proceso.

2) Nadie trabaja solo

Debemos reconocer que nuestro trabajo siempre afecta a otras personas. Esto quiere decir que nuestros atrasos pueden causar un efecto dominó, atrasando el trabajo de muchos además del nuestro. La única solución a este problema, valga la redundancia, es no ser parte del problema sino partícipe en la solución. Esto quiere decir que no solo vamos a identificar quién es el culpable de habernos atrasado y porqué, sino que podemos pro activamente investigar quiénes dependen de nosotros y como.

La clave en este caso es la comunicación. Toma la iniciativa de hablar con las personas a quienes afectas, explícales como y porqué, y hazlo antes de que suceda algo malo. Habla también con aquellos de los que dependes. Recomiéndales a todos que sigan el mismo proceso. Iniciarás así un dominó positivo, donde todos en tu lugar de trabajo tendrán mejor conciencia de quienes dependen directa o indirectamente de ellos.

3) Me limitaré a hacer lo que me toca

Esto se refiere a la micro-gerencia, ese sentimiento que no puedes depender de nadie tanto como de ti mismo, así que acaparas el trabajo de otros pensando que así se harán mejor las cosas. Un grave error, ya que nadie es Superman. Deja que cada quien haga lo suyo, y concéntrate en no dejar pendientes de tus verdaderas responsabilidades.

4) Ya no depende de mí

Muchas veces nos quedamos en la oficina esperando a que alguien más termine lo suyo. Aprende a reconocer cuándo las cosas ya no dependen de ti, y vete para la casa en lugar de pasar tiempo muerto en el trabajo. Si es una verdadera emergencia, pide que te contacten cuando ya puedes seguir con lo tuyo.

5) Las piedras grandes

Dice una famosa analogía, que si tratas de llenar un vaso echando primero la arena y después las piedras, estas últimas ya no te van a caber. La única solución es colocar las piedras de primero, y luego echar la arena para que llene los huecos.

Lo mismo sucede en el trabajo. Busca cuales son tus grandes prioridades y concéntrate en ellas, dejando que los asuntos pequeños y de menor importancia llenen los momentos que sobran. El típico ejemplo: cuando yo estaba en la U, no empezaba a estudiar para un examen hasta que mi apartamento estuviera completamente limpio. Varias veces me quedé sin tiempo para estudiar… pero un apartamento limpio, que al fin y al cabo solo dura unos pocos días, no reemplaza una buena nota en un examen.

Fuentes: maestrosdelweb.com, lin.navegalo.com

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