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¿Qué es el “Time Management”?

El adecuado y eficiente manejo del tiempo es lo que se llama en inglés “Time Management”, una expresión indispensable para cualquier empresa por grande o pequeña que sea y la cual puede hacer la diferencia entre el éxito y el fracaso.

¿Cómo administrar el tiempo para que dé el mayor rendimiento posible sin caer en una frustrada sobrecarga laboral? He aquí algunos de los factores que influyen en un eficiente “Time Management”:

1. El entorno de la empresa

Una empresa eficiente y exitosa requiere una serie de parámetros que provean a sus empleados y ejecutivos con un entorno físico o “Floor Plan” que minimice las pérdidas de tiempo. En este tema podemos mencionar factores de suma importancia:

La ubicación física de las oficinas, salones de conferencia, áreas de producción, almacenes, etc. Estas deben de ser planificadas para que el tráfico sea el más reducido posible, o sea que, el personal debe recorrer la menor distancia posible en su diario desempeño operativo, ahorrando tiempo y esfuerzo, que se traducen en eficiencia.

La distribución y/o ubicación individual de los equipos o instrumentos de trabajo requieren la implementación de un rígido control en lo que se refiere a la accesibilidad, y que todo el personal esté conciente de que este orden debe ser cumplido. Por ejemplo, una grapadora en el escritorio de una secretaria debe estar siempre en el mismo lugar. En los procesos de manufactura, producción y servicios este concepto es absolutamente indispensable: “Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar”.

2. La disciplina operacional

Sin disciplina no hay negocio. Desafortunadamente en países de economías emergentes no hay un concepto claro de lo que significa la “disciplina operacional”. En muchas empresas nos encontramos con un alto nivel de distracción y desorden en todos los niveles. Posiblemente esta falta de disciplina es uno de los factores que más contribuye a la pérdida de tiempo y por defecto a la pérdida de clientes o potenciales clientes. Los expertos atribuyen este problema a una cuestión de idiosincrasia, cosa muy difícil de cambiar, pero no imposible.

Las posibles soluciones y reglamentaciones para el “desaprendizaje” de los malos hábitos laborales deben de ser una prioridad en la política empresarial y parte del manual de operaciones de una empresa.

Algunas medidas a tomar pueden ser:

  • Una Agenda de Capacitaciones dirigida a la “disciplina operacional” como parte de la política empresarial.
  • Una reglamentación de horarios y periodos de descaso e intercambio social programada.

3. Las Negociaciones

Mientras más simples y “transparentes” sean las negociaciones, internas o externas, mejor será el funcionamiento y el éxito de la gestión. Todo empresario con experiencia puede, “por olfato”, determinar si “la cosa va bien o mal”. La mejor regla del juego es si no huele bien “no perdamos el tiempo” persiguiendo la propuesta. Básicamente es el concepto de lo dado por lo recibido de manera equitativa, ágil y beneficiosa para las partes, nada más. El extenderse más allá conlleva a “perder tiempo” y en muchos casos litigios entre las partes posteriores a un acuerdo el cual conllevó meses de conversaciones.

Debemos de entender que el trueque, los favores, las influencias y las estrategias manipulativas son contraproducentes a largo plazo en el comercio y corren el riesgo de violentar la ética profesional.

4. Los incentivos

Es necesario el asumir una filosofía empresarial que tome en consideración los incentivos tales como, bonificaciones, participación de ganancias, vacaciones, regalos por logros, etc. Sin este ingrediente la desmotivación y las renuncias frecuentes serían la regla y no la excepción. Por lo tanto se darían pérdidas de tiempo y recursos en entrenamiento, ausencia de dinámicas proactivas, y un bajo rendimiento del personal.

Es vital que una empresa esté conciente de que el éxito se basa en el equipo de trabajo y no exclusivamente en las decisiones de los ejecutivos.

5. Los conceptos

Mucho se habla de Proactividad, Outsourcing, ISO, etc., y todos estos conceptos y modelos se aplican y son eficientes. Bien está mencionar que aunque adoptemos uno o varios de los modelos operativos como política empresarial, no podemos dejar de considerar estas reglas sencillas:

  • No se aprende por repetición o memorización.
  • No se puede aprender lo nuevo hasta que se desaprenda lo viejo.
  • El primer paso del aprendizaje es el entendimiento del “concepto” (el por qué de las cosas).

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